O Mapa de Comunicação como Ferramenta Estratégica de Gestão

Na abordagem sistêmica, notamos que as relações entre partes de um sistema são tão vitais quanto as capacidades e o funcionamento de cada parte individualmente, se não mais, para o bom funcionamento de um sistema. 

Mas como gerenciar de forma objetiva e eficaz tais relações para garantir o bom desempenho em um contexto de trabalho que se desenvolve entre uma equipe e seus stakeholders? É isso que a ferramenta do Mapa de Comunicação visa atender.

1. A Importância da Comunicação Eficaz

A comunicação eficaz é essencial em qualquer contexto organizacional, seja em liderança, trabalho em equipe ou na relação com clientes. Ela é a chave para a criação de valor e o sucesso de qualquer iniciativa. O Mapa de Comunicação, uma ferramenta desenvolvida pela Fluxus, proporciona uma gestão visual e sistemática das interações entre indivíduos e grupos. Este instrumento não apenas facilita a compreensão das dinâmicas de relacionamento, mas também serve como um meio de monitorar e melhorar a qualidade dessas relações.

2. Construção e preenchimento do Mapa de Comunicação

A construção do mapa de comunicação segue uma abordagem estruturada:

2.1 Definição da Equipe: identificar os membros da equipe e seus papéis é essencial para estabelecer uma base sólida para a comunicação. Isso envolve reconhecer não apenas as funções formais em uma equipe, mas também aliados que podem influenciar os processos/produtos/projetos. A disposição vertical dos membros no mapa ajuda a visualizar a estrutura da equipe e facilita o entendimento das vias de comunicação internas.

2.2 Definição de Stakeholders: a identificação dos stakeholders envolve um exame minucioso dos indivíduos que influenciam ou são influenciados pelos processos/produtos/projetos no nosso contexto de trabalho. Isso pode incluir a distinção entre os stakeholders internos e externos, como clientes ou fornecedores, que podem ser divididos em grupos de stakeholders dentro do mesmo mapa. Esta etapa é fundamental para entender as diferentes necessidades e expectativas. Os stakeholders ficam dispostos horizontalmente no mapa, destacando sua relação com os objetivos do projeto.

2.3 Estabelecimento dos canais de comunicação: definir os canais de comunicação apropriados é essencial para garantir que as mensagens sejam entregues de maneira eficiente. A escolha do canal apropriado (e-mail, Slack, WhatsApp, ligação telefônica, etc.) depende da natureza da informação a ser transmitida e da urgência da comunicação, além da preferência dos stakeholders.

2.4 Estabelecimento de critérios de avaliação: a definição de critérios para avaliar a comunicação é um passo fundamental para a eficácia do mapa. Os critérios devem ser objetivos e mensuráveis, e devem representar o que se considera ideal para aquele grupo de stakeholders. Exemplos de critérios mais usuais podem incluir a análise da rapidez na resposta, o grau de colaboração e a eficácia na resolução de pendências. Um sistema de cores será utilizado para representar visualmente o status da comunicação com cada stakeholder, fornecendo uma visão rápida do estado atual das relações. A depender de quantos critérios são atendidos em cada elo de comunicação, eles serão avaliados como verde, amarelo ou vermelho.

Exemplo de mapa de comunicação:

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Um exemplo prático do uso dos critérios no mapa de comunicação seria:

- Responde em menos de 4 horas;

- Assume responsabilidades no projeto;

- Está com as pendências em dia.

Nesse caso, se um stakeholder atende todos os três critérios estabelecidos - rapidez na resposta, colaboração ativa e eficácia na resolução de pendências - isso é indicado no mapa com um símbolo em verde, correspondendo a uma comunicação altamente eficaz. Se apenas dois desses critérios forem atendidos, um símbolo amarelo é utilizado, indicando uma comunicação moderadamente eficaz. Já o símbolo vermelho é usado quando apenas um ou nenhum critério é atendido, sinalizando a necessidade de atenção imediata para melhorar a comunicação com esse stakeholder específico.

Vale destacar que diferentes tipos de stakeholders podem exigir diferentes critérios de avaliação, e para isso separamos os stakeholders em grupos distintos. Por exemplo, para um contato de dia-a-dia no cliente, podemos esperar um tempo de resposta de algumas horas. Já para um stakeholder interessado no projeto, mas que não é ativo no desempenho das atividades do mesmo , deveríamos esperar um tempo de resposta mais longo e a participação em reuniões importantes.

3. Monitoramento e Atualização Contínua

O mapa é uma ferramenta dinâmica que deve ser regularmente revisada e atualizada para refletir as mudanças nas relações e na dinâmica do dia-a-dia. Ao observar os elos onde há ausência indevida ou baixa qualidade na comunicação, podemos tomar estratégias de aproximação ou feedbacks para retomar o bom funcionamento daquela relação. 

Este processo contínuo de avaliação e ajuste é fundamental para manter a eficácia da comunicação e principalmente para garantir que as relações chave dentro de um contexto estão sempre em boas condições, evitando problemas que podem surgir do distanciamento entre as partes, como a falta de informações relevantes, o desalinhamento de expectativas, a ausência de colaboração, entre outros tantos que podem emergir de uma relação mal nutrida.

4. Uso inicial e flexibilidade do Mapa de Comunicação

Desde a fase inicial, como na Discovery, o mapa de comunicação pode ser empregado para estruturar e gerir a complexa rede de stakeholders. Este uso inicial facilita o estabelecimento de critérios de comunicação e a identificação precoce de padrões, lacunas e oportunidades de melhoria. O mapa torna-se um instrumento proativo para antecipar e resolver divergências, contribuindo para o alinhamento de expectativas e a prevenção de conflitos.

Importante destacar que o mapa de comunicação pode ser introduzido em qualquer etapa do processo/produto/projeto. Sua implementação não é limitada ao início; ele pode ser integrado e adaptado conforme as necessidades surgem, tornando-se uma ferramenta valiosa para a gestão contínua de comunicações e relações.

5. Conclusão: aperfeiçoando relações com o Mapa de Comunicação

O mapa de comunicação é uma ferramenta versátil e essencial para a gestão de relações em diversos contextos. Ele oferece uma metodologia sistemática para visualizar, avaliar e aprimorar as interações, assegurando que a comunicação eficaz seja um pilar fundamental no sucesso de qualquer iniciativa.

A comunicação é a ponte para o entendimento mútuo e o sucesso coletivo. Implemente o Mapa de Comunicação em suas estratégias de gestão e observe a transformação nas suas relações e projetos, conduzindo a uma comunicação mais integrada e a um sucesso compartilhado.

Caso queira ter acesso ao template do Mapa de Comunicação, basta um clique. Solicitar aqui

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